SERVIZIO
Gestione ed elaborazione dei dati relativi alle trasferte ed alle spese sostenute da dipendenti e collaboratori per conto dell'Azienda.

DENOMINAZIONE
Antex Note Spese/Trasferte

DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
Il servizio Antex Note spese/Trasferte rende possibile l'inserimento delle Note spese on line (attraverso Internet) e consente di incrementare l'efficienza e l'efficacia di coloro che sono chiamati a gestire le problematiche delle trasferte ed il rimborso delle note spese.

Il servizio ottimizza i processi gestionali (inserimento, verifica, rimborsi, ecc.), dei dipendenti e collaboratori che effettuano trasferte di lavoro sul territorio nazionale ed estero, con semplicità ed immediatezza.

E' un servizio moderno ed efficiente multilingue (italiano, inglese), la cui struttura multisocietaria consente di gestire più società e le diverse tipologie di personale in trasferta.

Il servizio è inoltre in grado di gestire la contabilizzazione dei movimenti finanziari, interfacciandosi con le procedure gestionali del cliente, oltre a consentire il controllo delle ore effettuate sulle attività/progetti presso i Clienti.

Antex Note spese/Trasferte garantisce l'aggiornamento legislativo.

Con questo servizio il Cliente:

• elimina gli spostamenti dalla propria sede per le consegne degli input, per il ritiro degli output, risparmiando tempi e costi,
• azzera gli investimenti in tecnologia, prodotti e manutenzioni,
• può richiedere ad Antex assistenza per analizzare nel dettaglio le esigenze ed eventualmente pianificare uno o più interventi volti a personalizzare le novità gestionali sui propri processi organizzativi interni.

Le funzionalità

1. Comunicazione/autorizzazione di Trasferta

La vigente normativa prevede che ogni trasferta venga pianificata dalla società e notificata al dipendente o collaboratore, mediante comunicazione scritta di assegnazione di missione. Per rispettare la normativa, ma al tempo stesso aderire alla realtà aziendale, è consentito al dipendente stesso di indicare la missione.

2. Immissione/modifica Note spese

Le trasferte possono protrarsi per più giorni e riguardare progetti e Clienti diversi, oppure riguardare lo stesso Cliente, ma in sedi diverse. In questo caso è possibile assegnare ad ogni progetto/Cliente le ore dedicate, allo scopo di memorizzare in quale misura si è lavorato su un determinato progetto/Cliente, durante una o più trasferte.

Tutte le spese sostenute durante una trasferta devono essere elencate (sia che se ne preveda il rimborso, sia che siano sostenute direttamente dalla società). Ad ogni spesa sarà associato un importo (espresso nella valuta di riferimento), una valuta (quella in cui è stata sostenuta la spesa) e una quantità (solo nel caso di spese gestite a quantità, per es.: spese automobilistiche).
Opportuni indicatori gestiranno le spese da rimborsare e quelle da non rimborsare poiché sostenute direttamente dall'Azienda. Nel caso la spesa sia documentata, vi è la possibilità di indicare una serie di informazioni relative ai documenti giustificativi (data, codice, fornitore, parte imponibile, IVA).

3. Controllo massimali Note spese

Durante l'inserimento delle Note spese, sono attivi dei controlli automatici relativi ai massimali di spesa (vitto, alloggio, noleggio auto, ecc.), definiti dall'Azienda.

4. Work-flow di approvazione

Se il dipendente/collaboratore ha come funzionalità preposta quella di inserire le Note spese, i responsabili dei vari livelli di approvazione hanno l'obbligo di validare, stampare e contabilizzare.
Il servizio prevede diversi livelli di approvazione, a seconda della struttura gerarchica dell'Azienda. Il responsabile di ogni livello può impedire, negandone l'approvazione, il rimborso delle spese non ritenute corrette, ritornando le Note spese al mittente o al livello inferiore. Mail automatiche avvisano il diretto superiore di un inserimento di spesa, così come avvisano i livelli inferiori di eventuali anomalie. Ogni Nota Spese è contraddistinta da uno stato (verificabile in ogni momento), che ne definisce la posizione nell'iter di approvazione.

5. Controllo anticipi corrisposti

In casi di corresponsione di anticipi al dipendente/collaboratore, il sistema permette di gestire la situazione credito/debito, tra Azienda e personale che ha operato le trasferte.

6. Conteggio importi da rimborsare

La normativa prevede che tutte le spese sostenute dal dipendente/collaboratore per trasferte di lavoro, siano rimborsate. Il sistema permette quindi di conteggiare e rimborsare al personale in trasferta (tramite busta paga, assegno, contanti), tutte quelle spese non coperte da eventuali anticipi o addebitate direttamente all'Azienda.

7. Calcolo imponibilità rimborsi per dipendente

I rimborso corrisposti al dipendente/collaboratore per spese sostenute in trasferta, sono assoggettati a normative che definiscono in quale misura essi costituiscano, o meno, reddito (imponibile) per il collaboratore. Per alcuni tipi di spesa, la normativa definisce i massimali, oltre i quali il rimborso diventa imponibile, altri tipi di spesa sono invece totalmente imponibili o totalmente non imponibili, altre spese ancora devono essere aggregate per poter confrontare l'importo totale con un massimale di "gruppo". I massimali di legge variano a seconda del tipo di rimborso (piè di lista, forfait, ecc.), e dell'area geografica in cui la trasferta ha avuto luogo (in ambito comunale, nazionale o internazionale).

8. Calcolo detraibilità rimborsi per Azienda

Al pari dell'imponibilità per il collaboratore, anche la detraibilità per l'Azienda dei rimborsi spesa è regolata da precise norme. Gli importi corrisposti al dipendente/collaboratore come rimborso spese sostenute, devono quindi essere gestiti, a livello contabile, attribuendo i costi a conti economici diversi, a seconda che l'importo sia detraibile o meno.

9. Progetto/Cliente

Il servizio comprende la possibilità di gestire l'impegno, in termini di tempo, sostenuto su uno o più progetti, relativamente ad uno o più Clienti. Tale informazione può essere utilizzata nel caso in cui l'Azienda intenda addebitare al Cliente le attività eseguite, oppure per tenere sotto controllo un progetto "chiavi in mano".

10. Indennità di trasferta

A fronte di situazioni particolari, le Aziende possono riconoscere al dipendente/collaboratore, somme extra come compenso per un disagio aggiuntivo dovuto alla trasferta, anche se a tal proposito la normativa non si pronuncia. la gestione di queste indennità risulta essere quindi facoltativa. Il sistema permette all'Azienda di decidere in piena libertà se applicare o meno le indennità di trasferta, di deciderne gli eventuali importi e di identificare quali sono le circostanze che la giustificano (distanza, destinazione, durata temporale, ecc.).

11. Carte di Credito

E' contemplata la gestione delle Carte di Credito aziendali e personali. Le spese sostenute con Carte di Credito, potranno essere rettificate al fine di una corretta registrazione in contabilità.

12. Stampe

Il servizio prevede una nutrita serie di stampe relative alle anagrafiche del sistema, oltre a stampe di controllo, verifica, gestione e analisi delle trasferte/Note spese relative all'Azienda.